In biểu mẫu carbonless "phí tiền" nếu không biết 4 điều sau

Biểu mẫu carbonless là các ấn phẩm in sẵn trên chất liệu giấy carbonless như hóa đơn 2 liên, 3 liên; biểu mẫu thu - chi,... được dùng phổ biến trong nhiều của hàng, doanh nghiệp. In biểu mẫu carbonless có rất nhiều công dụng nhưng sẽ "phí tiêng" nếu bạn không biết 4 điều sau.

Biểu mẫu carbonless là gì?

Biểu mẫu carbonless là các mẫu giấy tờ in sẵn các mục thông tin trên chất liệu giấy carbonless. Đây là chất giấy cho phép sao y tự động thông tin được viết ở mặt trên biểu mẫu xuống các mặt dưới biểu mẫu. Điều này cho phép người sử dụng tiết kiệm thời gian ghi biểu mẫu và hạn chế tối đa trường hợp viết nhầm - viết sai biểu mẫu.

Thông thường, bạn sẽ thấy biểu mẫu carbonless tồn tại ở các dạng như:

Hóa đơn 2 liên
Hóa đơn 3 liên
Biểu mẫu thu chi
Biểu mẫu giao nhận

Biểu mẫu carbonless

Tùy theo từng dạng biểu mẫu carbonless mà các thông tin được in trên đó sẽ khác nhau. Cụ thể, với hóa đơn 2 liên/ 3 liên, biểu mẫu thường chứa các mục như:

Số hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn, giúp theo dõi và kiểm soát số lượng hóa đơn về sau thuận tiện hơn, tránh thất lạc hóa đơn.
Thông tin bên bán: tên cửa hàng, địa chỉ, website, số điện thoại, phương thức giao dịch.
Thông tin bên mua: họ tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ.
Thông tin hàng hóa/ dịch vụ: số thứ tự, tên mặt hàng/ dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Tổng tiền thanh toán: tất cả chi phí mà khách hàng cần thanh toán cho bên bán lẻ.
Ngày phát hành hóa đơn: Ngày tháng phát sinh giao dịch, xác lập hóa đơn và hoàn thành việc thanh toán.
Chữ ký các bên: chữ ký hợp lệ của người lập hóa đơn và người thanh toán hóa đơn

Với biểu mẫu thu/ chi, các thông tin thường được in bao gồm:

Thông tin chứng từ: số thứ tự, ngày tháng ghi nhận tất cả các khoản thu/ chi trong biểu mẫu, chữ ký, con dấu,...
Thông tin về giao dịch: họ và tên người thực hiện, nội dung từng khoản thu/ chi, giá trị từng khoản tương ứng.
Thông tin về khoản phát sinh: nội dung phát sinh, số tiền tương ứng, ghi chú (nếu có).

Biểu mẫu carbonless

Với biểu mẫu giao nhận, chúng thường có các đầu mục thông tin như:

Số thứ tự biên bản: Là số giúp người lập biên bản kiểm soát số lượng biên bản được xuất, hỗ trợ tìm kiếm lại biên bản sau này.
Ngày tháng lập biên bản: Ngày tháng lập biên bản cần được viết chính xác và rõ ràng vì mục tiêu tra soát biên bản trong tương lai.
Thông tin hợp đồng mua bán: Thông tin đơn vị mua hàng và đơn vị bán hàng. Điều này giúp bên giao hàng xác nhận rõ ràng hai đối tác trong giao dịch này. Họ sẽ xác nhận lấy hàng từ ai và giao hàng đến ai.
Thông tin đơn đặt hàng: Là thông tin đơn vị đặt dịch vụ giao hàng. Đây sẽ là bên thanh toán phí giao nhận cho giao dịch.
Thông tin chi tiết của hai bên giao hàng - nhận hàng: Tên đơn vị giao - đơn vị nhận, tên đại diện bên giao - bên nhận, địa chỉ, số điện thoại, chức vị. Các thông tin này giúp đơn vị giao nhận liên hệ để lấy hàng và giao hàng chính xác.
Thông tin tài liệu/ hàng hóa bàn giao: số thứ tự, nội dung, số lượng, ghi chú. Đây là cơ sở để kiểm hàng trước khi nhận, giúp đảm bảo giao dịch diễn ra minh bạch, rõ ràng và hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa/ tài liệu.
Chữ lý đại diên bên giao - bên nhận: chữ ký người đại diện giao hàng, chứ ký người đại diện nhận hàng. Khi đặt bút ký, các bên giao - nhận đã công nhận việc giao nhận hoàn thành đúng cam kết.

Biểu mẫu carbonless

Tác dụng của biểu mẫu carbonless

Với biểu mẫu carbonless thu chi, sử dụng biểu mẫu này sẽ giúp các đơn vị kinh doanh có được các lợi ích như sau:

Làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, kế toán thống kê: Mọi thông tin thu - chi rõ ràng trên biểu mẫu sẽ là căn cứ xác thực để thủ quỹ, kế toán thực hiện xuất quỹ, thu quỹ, kế kiểm,...
Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiêu, phân bổ nguồn lực tài chính hiệu quả: Với biểu mẫu thu chi, doanh nghiệp sẽ biết được tổng thu - tổng chi theo từng giai đoạn. Từ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện điều chỉnh kế hoạch thu chi nếu cần và phân bổ tài chính sát thực tế hơn.
Giúp tạo sự minh bạch trong quá trình thu - chi: Với thông tin cụ thể từng khoản thu chi, người thực hiện, ngày thực hiện, biểu mẫu thu chi sẽ khiến việc thống kê trở nên minh bạch. Khi xảy ra vấn đề, doanh nghiệp có thể tra soát biểu mẫu và quy trách nhiệm cho cá nhân cụ thể.

Tác dụng của biểu mẫu carbonless

Mặt khác, với biểu mẫu carbonless dạng hóa đơn, các đơn vị kinh doanh sử dụng chúng vì các tác dụng như:

Hợp pháp hóa giao dịch: Theo pháp luật, việc xuất hóa đơn là yêu cầu để giao dịch trở nên hợp pháp. Những tờ hóa đơn này cần được lưu trữ và tra soát lại trong trường hợp cần thiết.
Giúp người bán kiểm soát hàng hóa: Với mọi thông tin cụ thể về tên hàng hóa, số lượng mỗi loại trên hóa đơn, người bán có thể nắm được số lượng hàng đã bán. Điều này giúp chủ đơn vị bán lẻ kiểm soát hàng hóa chính xác, hạn chế trường hợp thất thoát hàng hóa.
Giúp người bán hỗ trợ kiểm soát thu - chi: Sử dụng hóa đơn bán lẻ, người bán có thể tính toán tổng thu, chi theo mỗi khoảng thời gian như theo tháng, theo quý,... Nhờ đó, họ có thể cân đối thu - chi và điều chỉnh hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Giúp tạo uy tín với khách hàng: Hóa đơn không chỉ giúp người bán kiểm soát giao dịch mà còn là bằng chứng giúp khách hàng chứng minh quyền sở hữu sản phẩm. Trong trường hợp xảu ra sai sót trong giao dịch hay sản phẩm, khách hàng có thể dùng hóa đơn làm cơ sở để đòi quyền lợi từ người bán. Do đó, khách hàng luôn muốn lấy hóa đơn sau giao dịch. Đơn vị bán lẻ xuất hóa đơn rõ ràng sẽ khiến khách hàng tin tưởng hơn.
Hạn chế mọi gian lận trong giao dịch: Sử dụng mẫu hóa đơn chính thức của đơn vị bán lẻ giúp ngăn ngừa tình trạng dùng hóa đơn giả, gian lận trục lợi từ người bán.

Tác dụng của biểu mẫu carbonless

Ngoài ra, biểu mẫu giao nhận có các tác dụng như:

Giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa giao - nhận: Với các thông tin hàng hóa giao nhận cụ thể trên biên bản, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thông tin, từ đó đảm bảo giao đúng & đủ hàng hóa.
Là bằng chứng đã hoàn thành bàn giao: Điều này giúp tạo nên sự thống nhất giữa các bên về việc bắt đầu - kết thúc việc bàn giao, tránh mọi mẫu thuẫn không đáng có.
Đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm giữa các bên: Biên bản giao nhận sẽ là cơ sở để quy trách nhiệm và quyền lợi giữa các bên tham gia vào quá trình giao nhận. Việc quy trách nhiệm rõ rảng giúp các bên làm việc minh bạch và hiệu quả cao.
Mang lại sự uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp: Việc sử dụng biểu mẫu giao nhận rõ ràng giúp khách hàng - đối tác yên tâm làm việc với doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ nâng cao được sự uy tín của mình.

Tác dụng của biểu mẫu carbonless

4 Lưu ý khi in biểu mẫu cardbonless

Mặc dù in biểu mẫu carbonless có rất nhiều ứng dụng và tác dụng đa dạng nhưng khi in ấn chúng, bạn nhất định phải lưu ý 4 điều sau để tránh "tiền mất tật mang" nhé!

1. In đầy đủ - chính xác các đầu mục thông tin theo quy định: Theo yêu cầu, hóa đơn bán lẻ hay các biểu mẫu thu chi, giao nhận hợp lệ cần có các thông tin như đã trình bày bên trên. Việc in sẵn, đầy đủ, chính xác các mục nội dung giúp biểu mẫu carbonless hợp lệ và có ý nghĩa sử dụng. Điều này rất có ích trong việc cần truy xuất thông tin trên biểu mẫu sau này.

2. Tối giản phần thiết kế: Các biểu mẫu carbonless chủ yếu dùng để ghi chú thông tin nên không có yêu cầu cao về mặt thiết kế. Bạn hãy tối giản phần này để tiết kiệm chi phí và dành không gian trống cho nội dung viết biểu mẫu cho rõ ràng. Các biểu mẫu chỉ cần có logo/ một số hoa văn đặc trưng của công ty để xác nhận mẫu biểu mẫu riêng của doanh nghiệp là đủ.

Lưu ý khi in biểu mẫu carbonless

3. Chọn chất liệu, kích thước phù hợp: Biểu mẫu carbonless đương nhiên cần được in trên chất giấy carbonless, đừng quên yêu cầu đơn vị in ấn dùng đúng loại giấy này khi in cho bạn. Ngoài ra, nếu bạn kinh doanh lớn, thường cần ghi hóa đơn/ biểu mẫu thu chi/ biểu mẫu giao nhận dài, hãy in biểu mẫu với kích thước lớn. Ngược lại, bạn kinh doanh nhỏ lẻ, chỉ ghi ít thông tin trên biểu mẫu, bạn chỉ cần in biểu mẫu cỡ nhỏ để tiết kiệm chi phí nhé.

4. Chọn đơn vị in uy tín: Điều quan trọng nhất khi in bất kì biểu mẫu nào, hãy chọn in tại đơn vị uy tín lâu năm, có uy tín cao, được các khách hàng cũ đánh giá tốt. Điều này giúp đảm bảo chất lượng ấn phẩm tốt khi tới tay bạn.

Lưu ý khi in biểu mẫu carbonless

Địa chỉ uy tín in biểu mẫu carbonless

Nếu bạn đang cần in ấn biểu mẫu carbonless nhanh lấy gấp, bạn muốn có biểu mẫu chuyên nghiệp, chất lượng cao nhưng chưa biết nên in ở đâu cho uy tín, hãy nhanh tay in ngay tại Sắc Màu Việt!

Với dây chuyền in ấn hiện đại hàng đầu, kinh nghiệm và uy tín in ấn lâu năm cùng đội ngũ nhân viên thiết kế chuyên nghiệp, chúng tôi nhận in biểu mẫu carbonless nhanh chóng theo mọi số lượng - thiết kế theo mọi yêu cầu.

In ấn với chúng tôi, chúng tôi cam kết sẽ đem đến biểu mẫu đúng ý bạn. Nếu ấn phẩm in ra sai hỏng, không đúng yêu cầu của quý khách, chúng tôi cam kết sẽ đổi trả, đảm bảo quyền lợi của khách hàng.